مذاکره موفق:‌بهترین زمان و مکان مذاکره

وقت شناسی یکی از اصولی ترین مواردی است که در مذاکرات باید به آن توجه ویژه ای داشت. ما عموما دوست نداریم با آدم های وقت نشناس زمان بگذاریم. از طرفی یک سری امور باید در وقت مناسب خود انجام گیرد تا بهترین نتیجه را به همراه داشته باشد. در پایین به این موضوع اشاره شده است.

ترفند: اول وقت ترین زمان را پیش نهاد بدهید

اول وقت را پیشنهاد دهید. بهترین زمان ممکن حدود ساعت ۸ یا ۹ صبح است. این زمان دو مزیت دارد:
اول اینکه وقت کافی برای مذاکره دارید و دوم اینکه اگه طرف مقابل شما با دیگر افراد یا شرکت ها در آن روز مذاکره کند باز هم  انجام امور در زمان اولیه تاثیر قوی تری خواهد داشت. هر مطلبی را که ما زودتر از بقیه بشنویم هم تاثیر عمیق تری خواهد داشت هم اینکه مدت طولانی تری در حافظه باقی خواهد ماند.

اگه قرار باشد برای مصاحبه استخدام شغلی مذاکره ای انجام دهید بهتر است اولین نفر باشید زیرا مصاحبه ی شما را حتما به یاد خواهند داشت. در بسیاری از موارد حتی به اشتباه هم که شده فکر می کنند نفر اولی بهتر بوده است.

اگر نمی توانید به عنوان شخص اول در زودترین زمان حاضر شوید بهتر است که آخرین نفری باشید که مصاحبه می دهد تا راحت تر به خاطر بمانید.

ترفند: ابزار و محیط مناسبی را انتخاب کنید.

بهترین ابزار مذاکره چه چیزهایی هستند؟
موضع مهم دیگری را که باید مد نظر قرار داد ابزار و محیط مذاکره است. آیا باید رو در رو یا با ایمیل مذاکره خود را انجام دهید؟ تا به الان تحقیق ها متناقض بوده اند.
از طرفی ارتباط رو در رو منجر به رابطه ی بهتری می شود و از طرفی اطلاعات به صورت واضحتری مخابره می شود.

دی پائولو و فرید من می گویند افراد خیلی از پیامها را از طریق ارتباطات غیر کلامی متوجه می شوند. بسیاری از تحقیقات هم نشان می دهد که مذاکره رو در رو نتیجه ی بهتری نسبت به مذاکره های ایمیلی داشته است. ( (Valley et al 1988

البته این موضوع هم طبق تحقیقات )croson, 1999) نادرست است. از اونجایی که مذاکره کنندگان می توانند به راحتی ایمیل بفرستند وضعیت خیلی محکمی در این نوع مذاکره وجود ندارد. به همین دلیل دو طرف دوست دارند که سریعتر به یک توافقی برسند.
حالا تکلیف ما چی می شود؟ کدام ابزار را بکار بگیریم؟ به شکل عجیبی جواب این سوال بستگی دارد به جنسیت شما دارد.(Swab & Swab, 2008)
خانم ها معمولا در ارتباط رو در رو به نتایج بهتری دست پیدا می کنند.
آقایان هم به نتایج بهتری در مذاکره از طریق ایمیل دست پیدا می کنند.

چرا جنسیت موضوعیت دارد؟ زمانی که ما ارتباط رو در رو برقرار می کنیم تنش بیشتری را تجربه می کنیم. از این رو با توجه به نقش جنسیت ما:
خانم ها رفتارهای معاشرتی و مراقبتی دارند
آقایان رفتارهای خشمگونه و سلطه گرایانه ای دارند.
اگر با آقایون مذاکره می کنید بهتر است که از ابزارهای مثل ایمیل و تلفن بیشتر استفاده کنید.
اگر با یک خانم مذاکره می کنید بهتر است که شخصا با او صحبت کنید و از تماس چشمی بیشتری استفاده نمایید.

در ادامه ی این مقاله فرض بر مذاکره رو در رو می باشد و به تاکتیک ها و ترفند های این موضوع می پردازم.

ترفند: در دفتر خودتان مذاکره را انجام دهید.

اگه حضورا قصد انجام مذاکره دارید بهتر است مذاکره شما در کجا اتفاق بیافتد. در دفتر شما؟ در دفتر طرف مذاکره؟ یا در یک مکان دیگری؟

خیلی از محققان پیشنهاد می دهند که مذاکره باید در مکانی که بی طرف است اتفاق بیافتد. با این شرایط دو طرف با تمرکز بر حل مسئله مذاکره را به جلو می برند تا اینکه رقابت انجام بدهند.
از طرفی مذاکره کنندگان سلطه جو پیشنهاد می دهند که مذاکره در دفتر خودشان اتفاق بیافتد.

دفتر خودتان نه تنها مکان امنی برای شماست و می توانید از تسلط و قدرت خود برتصمیمات استفاده کنید بلکه از دفتر خود می توانید برای پیش بردن تکنیک های متقاعد سازی استفاده کنید.
محقق ها  به این نتیجه رسیدن که با قرار دادن افراد در موقعیتی که احساس قدرت کمتری کنند مثل قرار گرفتن در صندلی که کوتاه است یا قرار گرفتن بدن در حالت منقبض و بسته دو هرمنی که احساس قدرت را به ما می دهند٬ تغییر می کنند.
به همین منظور اگر شما به طرف مقابل صندلی ای را بدهید که کوتاهتر است با تغییر در این هرمن ها قدرت آنها کمتر می شود.