۸ نکته برای موفقیت در مذاکرات از طریق ایمیل

بسیاری از مذاکراتی که ما انجام می دهیم نتایج آن قبلا در ایمیل هایی که ارسال کرده ایم مشخص است.
بیشتر مذاکرات مهم توسط ایمیل صورت می گیرد.

زمانی که به عنوان مسئول امور بین الملل یک شرکت واردات مشغول بکار بودم تقریبا می توانم بگویم که بسیاری از فعالیت های ما و خرید و فروش قبل از اینکه همدیگر را دیده باشیم صورت می پذیرفت.

در فضای آنلاین همدیگر را پیدا می کردیم و تمامی صحبت ها را انجام می دادیم.

در فضای آنلاین و با ارسال ایمیل چه نوع مذاکراتی استفاده می شود؟

تقریبا همه نوع مذاکره

• خرید و فروش
• مذاکرات عاطفی
• مذاکرات تجاری
• مذاکرات بین المللی
• و …

مزایای مذاکره از طریق ایمیل چیست؟

ارسال ایمیل یکی از روش های موثر در تبلیغات است که این روزها نمی توان از مزایای آن صرف نظر کرد.

 از مزایای این روش می توان به صرفه‌جویی در پول و زمان  اشاره کرد.

بعلاوه ایمیل مارکتینگ به شما این امکان را می دهد تا بدون دستپاچگی و استرس به مذاکره بپردازید.

به طور طبیعی قدرت تصمیم گیری انسان برای پاسخ به سوالات مطرح شده در مذاکره رو در رو کاهش میابد و مذاکرات در غالب مذاکره از طریق ایمیل با تمرکز و آرامش بیشتری انجام می شود.

پس چرا نیمی از این ایمیل ها بی نتیجه باقی می مانند؟

 مشکلات مذاکره از طریق ایمیل

مذاکره با ایمیل یا همان پست الکترونیکی مشکلاتی نیز دارد که مذاکره کنندگان اغلب آن را نادیده می‌گیرند.
تحقیقات نشان می‌دهد که مذاکره به صورت ایمیلی نمی تواند اعتماد طرفین را به طور کامل جلب کند.

• در مذاکرات ایمیلی تمایل بیشتری به دروغ، مبالغه و بلوف زدن وجود دارد.
• یکی دیگر از نقاط ضعف این روش مذاکره، آمادگی پایین مذاکره کننده به دلیل رو در رو نبودن با طرفین مذاکره است.
• از آنجا که ایجاد رابطه مناسب و اعتماد سخت‌تر است، اغلب توجه کمتری به علایق و خواسته‌های طرفین مذاکره می شود.
  از این رو چالش های ارتباطی همچون ارسال پیام های مبهم، بی ادبی و تقسیر نادرست افزایش پیدا می کند.
• گفتن « نه » آسان‌تر است و درنتیجه ایجاد خلاقیت در راضی کردن طرفین مذاکره کمتر خواهد شد.

به خاطر این جنبه‌های منفی، مذاکرات ایمیلی می‌تواند باعث بی نتیحه ماندن مذاکره شود.
بنابراین قصد داریم در اینجا ۸ نکته برای به حداکثر رساندن تاثیر مذاکرات ایمیلی را بیان کنیم: 

اول یک قرار ملاقات تنظیم کنید

اولین جلسه برای برقراری ارتباط مهم است.
این کار به شما شانس دیدن حالات رفتاری و ویژگی های شخصیتی طرف مقابل را می دهد.
ملاقات حضوری به خصوص در موضوعات پیچیده تر می تواند شانس موفقیت را در مذاکرات ایمیلی آینده را تا حد قابل توجه ای افزایش دهد.

۲. ایجاد ارتباط کنید

احساسات خود را بیان کنید، به خصوص احساسات مثبت.
به عنوان مثال هیجانات مثبت، احساس اعتماد به نفس و امیدواری خود را انتقال دهید.
حتی یک سلام کردن ساده و خداحافظی هم می تواند تاثیرات مثبتی داشته باشد.
قبل از حضور در مذاکرات رو در رو جملات و کلمات کوتاهی را که به طور طبیعی در مکالمات روزانه استفاده می کنید آماده کنید.

۳. یک هدف مشخص داشته باشید

به مذاکره کردن به عنوان ارتباطی برای رسیدن به یک هدف فکر کنید.

سعی کنید در طول مذاکره روی نقاط کلیدی موضوع تمرکز کنید و توسط آن ذهن مخاطب را به سمت هدفتان جلب کنید.
در متن مذاکره از طریق ایمیل انتظارات خود و پارامترهایی که می دانید باعث جلب نظر مخاطب و موافقت او خواهد شد را بیان کنید.

۴. استفاده از ایده های خلاقانه آفلاین

ایمیل معمولا به اندازه مذاکرات رو در رو نمی تواند خلاقیت و ریزبینی در مذاکره را به وجود آورد.  زمانی که یک راه‌حل مشخص نیست، یک تماس تلفنی یا ملاقات شخصی را برنامه‌ریزی کنید تا ایده‌های خلاقه به وجود بیاید.

۵. کش‌مکش را کنار بگذارید

 ممکن است یک ایمیل دریافت کنید که به نظر بی ادبانه و یا لحنی خشن داشته باشد.
در این شرایط سریعا جواب ندهید زیرا ممکن است کاملا غیر عمدی باشد. کمی صبر کرده و سپس با طرف مقابل تماس تلفنی برقرار کنید و از نگرانی خود درباره ایمیل دریافتی صحبت کنید.
بعلاوه می توانید قرار یک ملاقات حضوری را تعیین کرده و برای رفع سوء تفاهم ها صحبت کنید.
اغلب اینگونه اتفاقات با ارسال ایمیل به راحتی حل نمی شود.

۶. سوالات بیشتری بپرسید

از آنجایی که مطرح کردن سوالات در ایمیل ها خسته کننده به نظر می رسد تمایل به محدود کردن آن ها در مذاکرات ایمیلی وجود دارد.
از قبل یک لیست از سوالات تهیه کنید و سوالات کوتاه را از طریق ایمیل مطرح نمایید، سپس سوالات طولانی و خسته کننده را از طریق گفتگوی تلفنی مطرح کنید.

۷. فضای گفتگو را مثبت نگه دارید

 لحن دوستانه را در ایمیل‌ها حفظ کنید، مثلا می توانید از برخی از ایموجی ها در بین جملات خود استفاده کنید. (ایموجی هایی که احساس مثبتی را انتقال می دهد)

متن ایمیل را بر اساس موقعیت جغرافیایی، فرهنگی و بر اساس شخصیت هر فرد بنویسید و سعی کنید در بین جملات به اهداف خود از مذاکره نیز اشاره نمایید.

۸. استفاده از نقاط مشترک

 درباره یک موضوع مشترک صحبت کنید، اگر موضوعی به ذهنتان نرسید می توانید راجع به مسائلی همچون وضعیت آب و هوا و یا بازی تیم ملی فوتبال صحبت کنید.
باید دنبال حوزه هایی بگردید که هر دو  در آن منافع مشترک داشته باشید.
حتی می توانید برای او لینک مقالاتی را بفرستید که هر دو درباره آن به دنبال اطلاعات هستید.
به یاد داشته باشید که در مذاکرات ایمیلی خود به هیچ عنوان درباره موضوعات مذهبی و یا سیاسی بحث نکنید.

علی‌رغم مشکلات مذاکرات ایمیلی متخصصان کسب و کار برای پیشبرد مذاکرات خود از این روش استفاده می کنند.
پس اگر شما هم تصمیم به استفاده از ایمیل برای مذاکرات خود گرفته اید، با کمی دقت از آن به عنوان یک روش موثر بهره بگیرید.