چگونه کار تیمی را بهتر انجام دهیم؟ ۳ روش مذاکره برای کار تیمی موثرتر
مذاکره کار تیمی
آیا می دانید چگونه می توان با مذاکره کار تیمی قدرت گرفت؟
راز آن بر اساس این مقاله٬ موافقت با موارد موضوع بحث مذاکره است. سپس باید توانایی های منحصر به فرد اعضای گروه را شناسایی کرد و بکار گرفت.
در مرحله ی بعد باید به اعضای تیم نظم بخشید و آنها را هماهنگ کرد.
آقای رحیمی٬ مدیر عامل یک شرکت بیوتکنولوژی می خواهد وارد یک مذاکره با شرکت دیگری برای فروش تکنولوژی جدید خودشان شود. این شرکت بسیار بزرگ تر و قدیمی تر از شرکت خودشان است. او همچنین قصد دارد با هم کار کنند و اتحاد داشته باشند.
او به دنبال یک رابطه بلند مدت با آن ها می باشد.
در پایان یا معامله جوش می خورد یا اینکه قبول نمی شود.
آقای رحیمی می تواند به تنهایی هم به مذاکره برود ولی او تصمیم گرفته که کل اعضای تیم خود شامل اعضای بازاریابی٬ فروش٬ مالی٬ IT٬ و حقوقی را با خود به جلسه ی مذاکره ببرد.
به نظر شما بهتر است که با تیم به مذاکره برود یا اینکه به تنهایی؟
یک دست صدا نمی دهد
باوری وجود دارد که قدرت در کار تیمی است یا به اصطلاح عامیانه ((یک دست صدا نمی دهد)).
بر اساس این باور داشتن تیم مذاکره کننده همراه خود منفعت بیشتری خواهد داشت.
اما این باور شاید باعث شود که اعضای تیم بدون آمادگی وارد جریان مذاکره شوند.
کلید کار تیمی
کلید مذاکره کار تیمی در فهم روانشناسی کار تیمی است.
در این مقاله به شما خواهم گفت که چطور با آمادگی کامل تیم شما با اطمینان کار خود را به درستی انجام دهد.
چه زمان های کار تیمی بهترین گزینه است؟
جمع شدن اعضای یک تیم دور میز یک منفعت بزرگی است.
اولا٬ تیم های مذاکره کننده می توانند فرصت های جدید و راهکارهای یکپارچه ای را بوجود می آورند.
اگر اعضای تیم بر مسائل کلیدی اختلاف نظر داشته باشند٬ در مذاکره تیمی خود نتیجه نخواهند گرفت و نمی توانند از مهارت ها و دانش خود استفاده کنند.
تیم ها نسبت به فرد قدرت بیشتری دارند و عوائد بیشتری در مذاکرات نصیب شان می شود.
حتی زمانی که در شرایط استرس زا قرار می گیرند اعضای تیم کمتر از فرد تحت فشار قرار دارند.
هر چه تعداد اعضا بیشتر باشد حس امنیت نیز بیشتر می شود.
تیم های نا‌آشنا
تیم های که اعضای آن ها از قبل با هم کار نکرده بودند نتوانستند اطلاعات را یکپارچه کنند و همینطور نتوانستند مشکل را حل کنند.
مسلما٬ اعضای تیم می توانند تاثیر بسزایی در میز مذاکره داشته باشند اگر توانایی پوشش و بکار گیری مهارت های خود را داشته باشند.
از طرفی باید به طور موثر هماهنگی بین توانایی های مختلف خود بوجود بیاورند.
آمادگی و کار تیمی بهتر
بوجود آوردن یک محیط تیمی عالی نیاز به آمادگی٬ همکاری و مذاکره داخلی دارد حتی قبل از اینکه ملاقاتی با طرف مقابل خود داشته باشیم.
سپس با داشتن این مهارت ها مذاکره به راحتی انجام می گیرد.
آیا آمادگی خلاقیت را از بین می برد؟
خیلی از مدیران مخالف آمادگی زیاد هستند٬ زیرا باور دارند آمادگی بیش از حد خلاقیت را از بین می برد.
در صورتی که خلاف آن صحیح می باشد.
با توجه به تحقیقات انجام شده در London Business School٬ تیم هایی که آمادگی دارند٬ یکپارچه هستند و سخت کار می کنند آن ها همچنین راههایی برای مقابله با اختلافات را پیدا می کنند.
با اطلاعات بدست آماده در زمان آماده سازی و انجام کار تیمی مسلما بر سر میز مذاکره منعطف تر و خلاق تر خواهید بود.
بر سر اطلاعاتی که می خواهید به طرف مقابل دهید و اطلاعاتی که نباید به طرف مقابل داد از قبل توافق کنید.
مراحل آمادگی برای مذاکره یک تیم تازه تشکیل شامل سه مورد است:
۱. توافق بر موارد پایه ای مذاکره کار تیمی
۲. ارزیابی مهارت های اعضای تیم و تعیین وظایف و نقش اعضا
۳. برنامه ریزی برای فرآیند مذاکره
در ادامه مقاله به تفصیل در ارتباط با هر کدام بحث خواهیم کرد.
۱. چگونه در ارتباط با مذاکره تیمی بحث کنیم و به توافق برسیم؟
قبل از اینکه وارد مذاکره شوید٬ اعضای تیم می بایست در ارتباط با موارد قابل بحث مذاکره به توافق برسند.
و برای اتحاد تیم تلاش کنند.
تصور کنید که یک زن و شوهر برای خرید یک فرش دست بافت وارد بازار فرش ایران می شوند.
آنها همه طرف را می گردند و به یک فروشنده ای بر می خوردند که فرش های زیبایی دارد.
آنها چند تا فرش و قالیچه و پا دری را مد نظر قرار می دهند و خودشان را برای یک مذاکره آماده می کنند.
مسلما آن ها با فروشنده ای سروکار دارند که سال ها کارش همین بوده است.
اگر زن از یک فرش خاص بیشتر از همسر خود خوشش بیاید٬ ممکن است که زودتر از اینکه همسرش آماده ی چانه زنی شود با قیمت موافقت کند.
آیا ممکن است که حرف خود را پس بگیرند؟
مسلما خیر٬ معامله انجام شده و زوج آن فرش را خریده اند. و ممکن است در مسیر بازگشت به خانه با هم بحث کنند.
قبل از مذاکره چیکار کنیم؟
مواردی شبیه به موضوع بالا همیشه در گروه ها اتفاق می افتد.
برای همین در زمان جلسه ی آمادگی مذاکره باید لیستی از موضوع هایی که دوست دارید در مورد آنها مذاکره کنید را بنویسید.
به عنوان مثال: اندازه فرش٬ کیفیت٬ قیمت٬ حمل و نقل٬
سپس موضوع ها را دسته بندی و اولویت بندی کنید.
شاید زن و شوهر بخواهند مبلغ بیشتری را پرداخت کنند اگر حمل و نقل آن رایگان باشد.
باتنا BANTA چیست؟
در این مرحله شما باید در مورد باتنا BATNA خودتان توافق کنید.
باتنا یعنی مورد جایگزین مذاکره فعلی در صورتی که به نتیجه نرسد.
برای مطالعه بیشتر این مقاله را بخوانید
همچنین کمترین و بیشترین خواسته ای که از مذاکره ی خود مد نظر دارید را باید مشخص کنید.
بدانید که دقیقا کمترین پیشنهادی که می توانید قبول کنید چیست و بهترین پیشنهادی که می توانید به آن برسید چه چیزی هست؟
در این صورت تیم می داند که در چه خطی حرکت کند و کجا ها می تواند پیشنهادی را رد کند و کجا می تواند پیشنهادها را قبول کند.
به عنوان مثال باتنا زوج می تواند این باشد که صبر کنند و منتظر دوستشان که در تجارت فرش است بمانند تا از سفر یک ماهه برگردد یا اینکه در سفر بعدی که به تبریز می روند فرش های دیگری هم ببینند.
طرف مقابل ما در مذاکره
الان زمان آن است که به آن سمت مذاکره هم نگاهی بیاندازیم.
چه اطلاعاتی در مورد آنها دارید؟
لیستی از موضوعاتی که ممکن است برای آنها ضروری باشد را تهیه کنید.
سعی کنید که اولویت ها٬باتناها٬ مواردی که به آنها امیدواری می دهد را پیدا کنید.
اینجاست که کمک یک تیم می تواند خیلی موثر باشد.
از علم و دانش خود و اعضای گروه به صورت کامل استفاده کنید تا موشکافانه به همه ی جوانب مسلط باشید.
حالا لیستی از اطلاعاتی که نیاز دارید بدست بیاورید را بنویسید.
شاید قبل از مذاکره به جواب هایی در این زمینه نزدیک شوید.
در پایان
در پایان باید به این اتفاق برسید که چه اطلاعاتی را می خواهید به طرف مقابل بدهید و چه اطلاعاتی را نباید آنها بدانند.
به عنوان مثال آقای رحیمی مدیر عامل شرکت (اول مقاله) می خواهد که با شرکت بزرگتر به این توافق برسد که بین این دو شرکت اتحادی بوجود آید.
حال در کدام قسمت از مذاکره باید این موضوع عنوان شود یا اینکه اصلا باید گفته شود یا خیر؟
به یاد داشته باشید وقتی چیزی را گفتید دیگر نمی توانید آن را پس بگیرید.
مطمین باشید که همه ی اعضا با شما در مذاکره همراه هستند.
۲. ارزیابی و تعیین مهارت ها و نقش ها
حالا که شما موضوع های پایه ای مذاکره را مشخص کرده اید٬ نوبت این است که از نقش های گوناگون افراد در کار تیمی بهره برد.
با ارزیابی و تعیین مهارت ها شروع کنید.
چه اطلاعات تکنیکی مورد نیاز است؟
بسیار عالی می شد اگر یکی از آن زوج خریدار فرش می توانست قیمت فرش٬ سن٬ کیفیت و …. را تعیین کند٬
مهارت مهم دیگر شامل گوش دادن و دیگر مهارت های ارتباطی٬مشاهده و آنالیز رفتار٬ صبوری و … است٬
مرحله ی بعد وصل کردن مهارت ها به نقش ها می باشد.
در ابتدا به یک هدایت گر و رهبر برای تیم خود نیاز دارید– شخصی که تصمیمات نهایی را بگیرد و نقش اجرایی داشته باشد.
برای آقای رحیمی خود او می تواند این نقش را داشته باشد.
برای مذاکره غیر رسمی تری مثل مذاکره آن زوج از قبل باید یک نفر به عنوان مسئول این قست گمارده شود.
رهبر معمولا ولی نه همیشه به عنوان مذاکره کننده ارشد در کار تیمی شناخته می شود.
در مذاکره های دشوار٬ ممکن است بخواهید که این دو نقش را کاملا تفکیک کنید٬ خصوصا زمانی که رهبر از تجربه کافی برخوردار نیست.
سخنگوی گروه مذاکره باید مهارت کلامی عالی داشته باشد٬ تپق نزند و از طرفی بتواند رهبر و نقشه ی مذاکره از پیش تعیین شده تیم را دنبال و اجرایی کند.
به عنوان مثال اگر خانم خریدار فرش اعتماد بنفس کافی به خود در انجام مذاکره ندارد می تواند این نقش به همسر او واگذار گردد و او نقش رهبر گروه را به عهده بگیرد.
این تعیین نقش ها بسیار عالی جواب می دهد.
فروشنده ی فرش با آقای همسر مذاکره خواهد کرد و از آن طرف تعجبی نیست که چرا خانم همسر در حال آزمایش کیفیت فرش می باشد.
آنالیز کردن اطلاعات و ایجاد ارتباط نیازمند توجه است.
خلاصه مطلب اینکه نیازمند این هستیم که نقش ها به دقت در کار تیمی تعیین شوند.
۳. فرایند مذاکره را برنامه ریزی کنید.
موضوع های مورد مذاکره و تفاوت نقش ها در قدم سوم کنار هم می آیند.
زمانی که تیم در ارتباط با مشخصه های اصلی فرایند مذاکره تصمیم گیری می کند.
چگونه باید پیشنهاد اولیه را ارائه کنیم؟ اولین امتیاز را چه وقت بدهیم؟ چقدر امتیاز بدهیم؟
• چه کار تیمی دارید چه به صورت انفرادی می خواهید مذاکره کنید جواب به این سوال ها را باید بدانید!
یکی از مشخصه های فرآیند شکل منحصر به فردی دارد. سکوت و بازبینی.
اعضا باید از فرصت ها برای بدست آوردن بهترین نتیجه استفاده کنند.
چه موضوع جدیدی را پیش بکشند٬ یا اینکه بخواهند دوباره موضوع را مورد بحث قرار دهند٬ یا جدل های ساختگی بین خود را حل کنند.
رهبر گروه به یک آنالیزگر در گروه نیاز دارد تا رفتار تیم مقابل را ارزیابی کند.
و با توجه به اطلاعاتی که کسب می کند واکنش بهتری را از خود بروز دهد.
در پایان باید رهبر گروه باید در مورد هر گونه بحثی تصمیم گیری کند؟
با داشتن یک استراتژی قوی که با آمادگی کسب کرده اید و شامل آنالیز موضوع مورد بحث مذاکره٬ تعیین وظایف بر اساس صلاحیت و نقشه فرآیند می باشد٬ تیم شما توانایی هایی منحصر بفرد در ارتباطات و هماهنگی بدست خواهید آورد که برای رسیدن به نتیجه ی نهایی مهم می باشد.
چه زمانی باید از کار تیمی استفاده کرد.
کار تیمی در شرایط زیر موثر است
- زمانی که مذاکره پیچیده است٬ و باید از توانایی٬ تخصص٬ دانش های متفاوتی بهره برد.
- مذاکره پتانسیل زیادی برای راهکارهای خلاق و یکپارچه دارد.
- علایق و قوانین مختلفی بر سر میز مذاکره وجود داشته باشد.
- شما می خواهید قدرت خود را به طرف مقابل نشان دهید.
- می خواهید به طرف مقابل نشان دهید که مذاکره برای شما جدی است.
- شما به تیم خود اعتماد دارید و به آنها احترام می گذارید
- زمان کافی برای هماهنگی و سروسامان دادن فعالیت های گروه را دارید.
دیدگاهتان را بنویسید