چگونه برای جلسات مذاکره برنامه ریزی کنیم؟

جدای از رسیدن به یک توافق قطعی برنامه ریزی برای مذاکره هم از مهمترین جنبه های جلسات مذاکره است.

برنامه ریزی ضعیف باعث می شود که طرف مقابل شما امتیازات بیشتری از آنچه به آن فکر می کردید را از شما بگیرد.

این مسئله باعث می شود که انتظارات غیر واقعی از شرکت شما بوجود بیاید و در مذاکرات آینده ی شما تاثیر گذار خواهد بود از طرفی سود شما هم کاهش پیدا خواهد کرد.

هرچه زمان بیشتری به آمادگی و برنامه ریزی برای جلسات مذاکره اختصاص دهید نتایج بهتری را هم کسب خواهید کرد.

۱. برای آمادگی در جلسات مذاکره تحقیق کنید

در مورد شرکت و افرادی که احتمالا با آنها مذاکره می کنید اطلاعاتی را کسب کنید.

مسائلی که امکان دارد بر خروجی نتایج تاثیر بگذارد را پیدا کنید.

اگر قرار است در مورد مزایده ای مذاکره کنید تا بتوانید قراردادی را ببندید، موارد رقابتی و احتیاجات اصلی شرکت را پیدا کنید.

موردهای مالی از جنبه ی دیگر مواردی هستند که باید در مورد آن اطلاعاتی را کسب کنید.

به عنوان مثال شرایط پرداخت، بودجه بندی و …

۲. اهداف خود و طرف مقابل را آنالیز کنید

در جلسات مذاکره هدف شما توافقی است که می خواهید حاصل شود.

بهترین دستاورد، دستاورد قابل قبول و بدترین شکل توافق را که برای شما قابل قبول است را در نظر داشته باشید.

بعلاوه، اهداف و نتایجی که طرف مذاکره شما بدنبال آن است را بیابید.

۳. چه اطلاعاتی به طرف مقابل خواهید داد؟

اطلاعاتی را که قرار است در جلسه ی مذاکره ارائه کنید را آماده کنید. همچنین باید بدانید که اطلاعاتی را به چه میزان می خواهید در اختیار طرف حاضر در جلسه مذکره قرار دهید.

زمانی پیش می آید که شما را با سوالاتی به دام می اندازند و اگر آمادگی نداشته باشید ممکن است اطلاعاتی را ارائه کنید که به ضرر شماست.

۴. چه بدست می آورم و چه امتیازاتی می توانم ارائه کنم؟

امتیازات، خدمات، موارد که می خواهید واگذار کنید یا بدست بیاورید را ارزیابی کنید.

امتیازات غیر مالی که دارید و می توانید ارائه کنید را ارزش گذاری کنید.

ببینید به ازای آنچیزی که ارائه می کنید چه چیزی را بدست می آورید.

ارزش هر امتیازی که می دهید چیست و چقدر برای شما می ارزد.

همچنین موردهایی که غیر قابل مذاکره هستند را مشخص کنید.

۵. آیا از حدود اختیارات خود آگاه هستید؟

جنبه های مختلفی که شما می توانید در مورد آن توافق کنید، چانه زنید بدون آنکه از مافوق خود اجازه بگیرید را مشخص کنید. در این زمینه با سرپرست خود صحبت کنید.

از طرفی اگر با همکاران خود جلسه ای ترتیب داده اید در مورد نقشی که هر شخص خواهد داشت تصمیم گیری کنید و موثرترین شیوه ی تعامل را اتخاذ کنید.

نقش ها می توانند: رهبری گروه، یادداشت برداری، مشاهده فعالیت ها و ارائه گزارش و غیره باشد.

۶. چه استراتژی در پیش گرفته اید؟

در برنامه ریزی های خود به این موضوع فکر کنید که چطور می توانید بهترین نتیجه را از مذاکره بگیرید.

تاکتیک های مهم و مفید برای ادامه مذاکره را مشخص کنید. آن را با برنامه عملی خود و تاکتیکی که احتمالا طرف مقابل به کار خواهد گرفت مقایسه کنید.

به مقاله تاکتیک های مذاکره رجوع کنید.

۷. مذاکره را با موارد کمتر مهم شروع کنید.

مذاکره در مورد موارد غیر مهم در اوایل جلسه این امکان را به شما می دهد که تمرکز بیشتری بر ارزش امتیازاتی که در آینده می خواهید ارائه کنید به شما خواهد داد.

۸. لیستی از کارهایی که در جلسه ی مذاکره انجام خواهید داد ارائه کنید.

در لیست کارهای خود موضوع هایی که شما و دیگر طرف مذاکره در نظر دارد را یادداشت کنید و برای آنها یک زمان محدودی را در نظر بگیرید.

بعلاوه، مکان جلسه مذاکره و اسامی شرکت کنند ها را نیز فراموش نکنید که قید کنید.